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Universitätsbibliothek » Archivzentrum » Glossar ausgewählter archivfachlicher Begriffe

Glossar ausgewählter archivfachlicher Begriffe

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A

Akte
Einheit von Dokumenten gleichen Betreffs, gleicher Korrespondenzpartner oder gleicher Schriftgutarten zur Erledigung von Verwaltungsaufgaben.

Aktenplan
Vorausschauend angelegte, nach anfallenden Aufgaben gegliederte Aufstellung von Akten. Jedem Sachbetreff wird eine Notation aus Zahlen oder Buchstaben zugeordnet, die das Aktenzeichen ergibt.

Aktenzeichen
Kennzeichen, gebildet aus einer Notation von Zahlen oder Buchstaben, die der Zuordnung einzelner Schriftstücke zu den Akten sowie der physischen Anordnung der Akten in der Registratur dient.

Akzession
1. Zugang von Registraturgut ins Archiv;
2. Gesamtheit der zu einem bestimmten Zeitpunkt übernommenen Unterlagen eines Registraturbildners.

Altregistratur
Aufbewahrungsraum für Unterlagen in einer Behörde, die für die Verwaltungstätigkeit nicht mehr laufend benötigt werden.

Anbietung
Hier im engeren Sinne: Anbietung von Registraturguts, das für den laufenden Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigt wird, an das zuständige Archiv zur Archivierung.

Archivalien » Archivgut

Archivgesetze
Gesetze über die Sicherung und Nutzung von Archivgut. Es gibt das Bundesarchivgesetz und die Archivgesetze der Länder.

Archivgut
Als archivwürdig bewertete Teile des Registraturguts. Dazu zählen alle Informationsträger wie z.B. Akten, Karten und Pläne, Bild-, Film-, Tongut, maschinenlesbare Datenträger einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Erschließung und Benutzung.

Archivierung
Die Tätigkeiten, die Aufzeichnungen zu Archivgut machen. Dazu gehören Erfassung, Bewertung, Erschließung, Erhaltung und Bereitstellung.

Archivpädagogik
Arbeitsbereich der Archive, der die Aufbereitung, Bereitstellung und Nutzung von Archivalien für die historische Bildungsarbeit, insbesondere im Rahmen schulischen Lernens am außerschulischen Lernort "Archiv" zum Gegenstand hat.

Archivwürdigkeit
Archivwürdig sind Unterlagen, die nach Feststellung der zuständigen Archivbehörde für Wissenschaft und Forschung, das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte, Zwecke der Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtssprechung sowie für die Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von bleibendem Wert sind. Archivwürdig sind auch Unterlagen, die aufgrund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrung dauerhaft aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfristen
Durch Gesetz oder Verordnung (z.B. Aktenordnung) festgelegte Frist für die Aufbewahrung von Unterlagen innerhalb einer Behörde oder in einem Zwischenarchiv, die unabhängig von einer etwaigen zukünftigen Archivierung gültig sind.

Aushebezeiten
Zeitpunkte, zu denen das von Benutzern bestellte Archivgut aus dem Magazin zur Vorlage im Lesesaal gebracht wird. Die Festlegung der Aushebezeiten ist archivspezifisch geregelt und wird oft von äußeren Faktoren (Aushebung in Außenmagazinen, Arbeitszeiten des Magazindienstes etc.) mitbestimmt.

Aussonderung
Im engeren Sinne die von einer Behörde in eigener Verantwortung vorgenommene Aussortierung des abgeschlossenen und nicht mehr benötigten Schriftguts zur Vorbereitung der Anbietung an das zuständige Archiv. Oftmals wird der Begriff der Aussonderung aber auch im weiteren Sinne als Sammelbegriff für die Vorgänge der behördlichen Aussortierung, der Anbietung sowie der Bewertung der Unterlagen vor Ort durch das zuständige Archiv verwendet.

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B

Benutzersaal
Raum, der mit seinen Einrichtungen (Benutzerberatung, Findmittel, Handbibliothek, technische Hilfsmittel) der Benutzerrecherche und der Einsicht in das Archivgut dient. Da Archivgut nicht ausgeliehen und nur in begrenztem Umfang in Kopie versandt werden kann, ist der Benutzersaal die zentrale Anlaufstelle für jeden Archivkunden.

Benutzung
Einsichtnahme in die Bestände eines Archivs für die Auswertung zu persönlichen, rechtlichen oder wissenschaftlichen Zwecken nach Genehmigung eines Benutzungsantrags. Auch eine schriftliche Anfrage gilt im rechtlichen Sinn als Benutzung.

Benutzungsordnung
Rechtsvorschrift für die Benutzung von Archivgut. Sie regelt die besonderen Voraussetzungen und den Ablauf der Benutzung und konkretisiert Rechte und Pflichten der Benutzer.

Bereitstellung
Die Funktion der Archive, die den Zugang zu erschlossenem Archivgut eröffnet und alle fachlichen und organisatorischen Vorbereitungen umfasst, die zur freien Benutzbarkeit der Bestände nötig sind.

Bestand
Komplex von Archivgut, der die Überlieferung eines oder mehrerer Registraturbildner vereinigt.

Beständeübersicht
Findhilfsmittel eines Archivs zur Information über seinen Gesamtbestand mit einer gegliederten Liste von Kurzbeschreibungen der einzelnen Bestände.

Bestandserhaltung
Arbeitsbereich, der die dauerhafte physische Erhaltung oder zumindest die dauerhafte Sicherung des Informationsgehalts von Archivgut zum Ziel hat.

Bewertung
Ermittlung der archivwürdigen Teile des Schriftguts, das dem Archiv zur Übernahme angeboten wird. Die Bewertung ist eine ausschließliche Aufgabe der Archive.

Bleibender Wert
Kriterium zur Feststellung der Archivwürdigkeit von Unterlagen im Zuge der Bewertung.

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D

Depositum
Von Privatpersonen oder Institutionen im Archiv zur Erschließung, Verwahrung und Nutzung ohne Eigentumsübertragung hinterlegte Unterlagen.

Depositalvertrag
Vertrag, der die Modalitäten der Hinterlegung, Erschließung, Verwahrung und Nutzung eines Depositums zwischen Archiv und Deponent rechtsverbindlich regelt.

Dokumentenmanagementsystem
Elektronisches System zur Speicherung und Bereitstellung von Schriftstücken als einzelne Dokumente in codierter oder faksimilierter Form mit großer Kapazität und unterschiedlichen Zugriffsverfahren. Dokumentenmanagementsysteme dienen in Verwaltungseinrichtungen zur Steigerung der Arbeitseffizienz und Kundenfreundlichkeit durch Verkürzung von Zugriffszeiten und sind Bestandteils des Konzeptes eines "papierlosen Büros".

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E

Elektronische Unterlagen
Aus elektronisch unterstützten Arbeitsverfahren stammende Dokumente, die elektronisch erstellt, gespeichert und / oder verarbeitet worden sind.

Erschließung
Aufbereitung und Zugänglichmachung der im Archivgut enthaltenen Informationen durch Ordnung und Verzeichnung. Als Ergebnis der Erschließung entstehen die archivischen Findmittel.

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F

Findbuch
Findmittel in Buchform, das nach Abschluss der Erschließungsarbeiten zu einem Bestand angefertigt wird. Es besteht im Allgemeinen aus Vorwort, Inhaltsverzeichnis mit Klassifikation, Verzeichnungsteil und Index.

Findmittel
Oberbegriff für Erschließungsinstrumente für Archivbestände, wie z.B. Ablieferungslisten, Findkarteien, Findbücher, Inventare, Datenbanken und Beständeübersichten.

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G

Geschäftsverteilungsplan
Detaillierte Aufstellung über die Aufgaben innerhalb einer Behörde sowie ihrer Verteilung und Zuordnung an bestimmte Stellen.

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I

Inventar
Findmittel im Archiv, in Form eines
1) ausführlicheren Findbuchs oder
2) eines nach inhaltlichen Auswertungsgesichtspunkten aus verschiedenen Einzelfindbüchern zusammengestellten sachthematischen Inventars.

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K

Kassation
Vernichtung von Unterlagen, die bei der Bewertung als nicht archivwürdig beurteilt wurden.

Klassifikation
Systematisch aufgebautes Ordnungsschema eines Archivbestandes, das die Ordnungsglieder (Klassen) nach logisch-sachlichen Gesichtspunkten anordnet.

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L

Laufender Meter
Maßeinheit für Archivgut. Dabei entspricht ein laufender Meter einem Aktenstapel (DIN A 4) von einem Meter Höhe.

Laufzeit
Die Laufzeit einer Verzeichnungseinheit bezeichnet die Zeitspanne zwischen Anfangs- und Enddatum ihrer Entstehung. Die Ermittlung der Laufzeit von Archivalien bildet einen wichtigen Teil der archivischen Verzeichnungsarbeit und dient in der Benutzung der zeitlichen Eingrenzung von Rechercheergebnissen.

Lesesaal » Benutzersaal

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M

Magazin
Gebäude, Gebäudeteil oder Raum, in dem Archivgut unter besonderen klimatischen Bedingungen aufbewahrt wird.

Mikrofiche (Mikroplanfilm)
Ein rechteckiges, planes Stück Filmmaterial, das verkleinerte analoge Abbildungen von Schriftgut und anderen Unterlagen enthält. Zum Auslesen eines Mikrofiches wird ein spezieller Leseapparat benötigt. In Archiven werden besonders häufig bestellte oder aus konservatorischen Gründen gefährdete Archivalien oft nur in ersatzverfilmter Form als Mikrofiche zur Benutzung vorgelegt.

Mikrofilm
Ein auf einer Spule aufgerollter Film, der verkleinerte analoge Abbildungen von Schriftgut und anderen Unterlagen enthält. Zum Auslesen eines Mikrofilms wird ein spezieller Leseapparat benötigt. In Archiven werden besonders häufig bestellte oder aus konservatorischen Gründen gefährdete Archivalien oft nur in ersatzverfilmter Form als Mikrofilm zur Benutzung vorgelegt.

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N

Nachlass
Nichtamtliche Unterlagen einer physischen Person, die aus deren privater, gesellschaftlicher, künstlerisch-literarischer oder dienstlicher Tätigkeit hervorgegangen sind und die das Archiv (meist posthum) als Depositum, Schenkung oder Kauf erwirbt.

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P

Paläographie Historische Hilfswissenschaft, die sich mit der Entstehung, Entwicklung und den Funktionen von Schrift beschäftigt und die Hilfsmittel und Methoden zum Lesen alter Schriftarten zur Verfügung stellt.

Pertinenzprinzip Ordnungsgrundsatz von Unterlagen nach Sachbetreffen.

Provenienzprinzip (Herkunftsprinzip) Grundsatz zur Bildung und Abgrenzung archivischer Bestände nach dem historisch bedingten Entstehungs- und Überlieferungszusammenhang des Archivguts.

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R

Registraturbildner
Juristische oder physische Person oder Personengruppe, bei der durch ihre Tätigkeit Registraturgut anfällt.

Registraturgut
Gesamtheit der Schrift-, Bild-, Ton- und audiovisuellen Dokumente sowie der elektronischen Unterlagen, die aus der Tätigkeit von Behörden, Einrichtungen und Personen (Registraturbildner) hervorgeht und in Registraturen konzentriert ist. Registraturgut dient dem Registraturbildner zur Erfüllung seiner Aufgaben und kann zu Archivgut werden.

Reponieren
Zurücklegen von Archivgut ins Magazin nach der Benutzung.

Reproduktion
Wiedergabe oder Vervielfältigung von Vorlagen, zumeist auf fotomechanischem Wege (etwa mit Hilfe eines Fotokopierers).

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S

Sammlungsgut
Im archivischen Kontext Archivgut, das ohne Berücksichtigung der Entstehungszusammenhänge unter inhaltlichen Gesichtspunkten zusammengestellt wird und die vorhandenen Bestände ergänzt.

Säurefraß
Alterungsbedingte Zersetzung von Papier, die durch die vor allem in holzschliffhaltigem Papier enthaltenen Säuren ausgelöst wird und durch äußere Einflüsse (schlechte Klimatisierung, Lichteinflüsse) beschleunigt werden kann. Die Bekämpfung des Säurefraßes durch Papierentsäuerung und mechanische Stabilisierungsaßnahmen zählt zu den zentralen konservatorischen Aufgaben der Archive.

Schutzdigitalisierung
Reproduktion von besonders häufig genutzten oder konservatorisch gefährdeten Archivalien in elektronischer Form (meist durch Scannen) zur Schonung und zum Schutz der Originale.

Schutzverfilmung
Reproduktion von besonders häufig genutzten oder konservatorisch gefährdeten Archivalien auf Mikrofilm oder Mikrofiches zur Schonung und zum Schutz der Originale.

Sicherungsverfilmung
1961 begonnenes Projekt des Bundes zur Verfilmung von Archivalien mit herausragender kultureller oder historischer Bedeutung. Die Verfilmung auf Mikromaterial wird vom Bundesarchiv, dem Geheimen Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz sowie in verschiedenen Landesarchiven durchgeführt. Die fertigen Filme werden danach im Zentralen Bergungsort der Bundesrepublik Deutschland in Oberried bei Freiburg im Breisgau so eingelagert, dass sie einen bewaffneten Konflikt oder eine Naturkatastrophe überdauern und im Falle eines unwiederbringlichen Verlustes an die Stelle des originalen Archivguts treten können.

Siegel
Ein vor allem an Urkunden und Briefen angebrachtes Mittel zur Beglaubigung oder zur Sicherstellung der Unversehrtheit eines Schriftstückes, das mit Hilfe eines individuellen, oftmals künstlerisch gestalteten Siegelstempels (Typars) in eine weiche, erhärtende Masse (Wachs, Lack, Blei, Ton) gedrückt wird. Die historische Hilfswissenschaft, die sich mit den Siegeln beschäftigt, ist die Sphragistik.

Signatur
Kennzeichen (meist in Form von Zahlen- und Buchstabenkombinationen) zur Identifikation einzelner Archivguteinheiten und zu ihrer Verknüpfung mit den Findmitteln. Archivische Signaturen geben zudem die Reihenfolge der Lagerung im Magazin an.

Sperrfrist
In den Archivgesetzen oder den Benutzungsordnungen festgelegte Frist bis zur Freigabe von Archivalien für die allgemeine Benutzung. Für bestimmte Benutzungsanliegen und für einzelne Archivaliengruppen sehen die Archivgesetze auf Antrag die Möglichkeit von Sperrfristverkürzungen vor. Über Verkürzungsanträge entscheiden die Archive im Einzelfall.

Sprengel
Der räumliche Zuständigkeitsbereich eines Archivs.

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T

Tektonik
Gliederung aller Bestände eines Archivs in Gruppen oder Archivabteilungen.

Tintenfraß
Eine durch getrocknete Tinte entstehende Zersetzung des Beschreibstoffes. Ursache für den Tintenfraß ist die sich langsam vollziehende Freisetzung von Schwefelsäure aus dem Eisensulfat der Eisengallustinte in Kontakt mit Luft.

Transkription
Übertragung eines Textes von einer Schrift in eine andere.

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U

Überlieferungsbildung
Oberbegriff für den fachlich prospektiv gesteuerten Gesamtprozess der Übernahme und des Erwerbs von Archivgut durch die Archive.

Übernahme
Einbringen von Registraturgut im Zuständigkeitsbereich eines Archivs. Dabei wird das Registraturgut in der Regel in Ablieferungslisten erfasst, signiert, enteisent und umgebettet.

Unterlagen
Sammelbegriff für alle in Verwaltungseinrichtungen vorkommenden Formen von Schrift-, Bild-, Ton- und audiovisuellen Dokumenten sowie elektronischen Daten, der unabhängig vom Trägermaterial verwendet wird.

Urheberrecht
Gesamtheit der gesetzlichen Bestimmungen, die den Schutz der Ansprüche und Rechte des Urhebers von Werken der Kunst und der Wissenschaft gewährleisten.

Urkunde
Unter Beachtung bestimmter Formen angefertigtes und beglaubigtes Schriftstück über Vorgänge rechtserheblicher Natur. Die historische Hilfswissenschaft, die sich mit Urkunden beschäftigt, ist die Diplomatik.

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V

Verzeichnung
Ein Teil der Erschließung von Archivgut, der im Kern aus der Titelbildung, der Feststellung der Laufzeit, der Vergabe einer Signatur sowie ggf. einer Titelergänzung durch einen "Enthält-Vermerk" besteht.

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W

Wappen
Zeichen für eine Person, eine Personengruppe oder eine Gebietskörperschaft in Form eines Schildes, dem als Nebenzeichen Helm, Helmzier sowie weitere Beizeichen beigefügt sein können. Die Regeln zur Beschreibung und Gestaltung von Wappen sowie ihre Herkunft und Bedeutung werden in der historischen Hilfswissenschaft der Heraldik (Wappenkunde) behandelt.


Quellen:

Angelika Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, 3. Auflage, Marburg 2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg Nr. 20)

Fachbegriffe des Archivwesens, in: Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste, Fachrichtung Archiv. Im Auftrage des Westfälischen Archivamtes hrsg. von Norbert Reimann, Redaktion: Brigitta Nimz und Wolfgang Bockhorst, Münster 2004, S. 315-323

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zuletzt geändert am 27. April 2016

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Tel.: 069/ 798-39007
m.jehn@ub.uni-frankfurt.de

Oliver Kleppel
Tel.: 069/ 798-39248
o.kleppel@ub.uni-frankfurt.de

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Mo. - Fr. 10.00 - 20.00 Uhr
Tel.: 069/ 798-39398
ls-spezialsammlungen@ub.uni-frankfurt.de
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