Aufbewahrungsfristen universitärer Verwaltungsunterlagen

Empfehlungspapier des Arbeitskreises der Hochschularchive in Hessen

Zur Unterstützung der Verwaltung bei der Aussonderung ihrer Unterlagen hat der Arbeitskreis der Hochschularchive in Hessen ein Empfehlungspapier verabschiedet. Die Empfehlungen umfassen konkrete Angaben für die Aufbewahrungsfristen von Unterlagen und konkrete Hinweise, die vonseiten des Arbeitskreises für die Archivierung oder für die Vernichtung vorgesehen sind und an welchen Stellen Rücksprachen mit dem Universitätsarchiv erforderlich sind.

Der Hintergrund ist, dass dem Gesetz nach dienstliche Unterlagen an den Universitäten nicht ohne Zustimmung des Universitätsarchivs vernichtet werden dürfen. Werden Unterlagen nicht mehr benötigt, beginnt die Aufbewahrungsfrist, nach deren Ablauf die Unterlagen dem Universitätsarchiv anzubieten sind.

Rechtliche Grundlage ist daneben auch der Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen. Dort wo durch diesen keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorgegeben werden, gibt das Papier Empfehlungen des Arbeitskreises der Hochschularchive in Hessen wieder.

Die Empfehlungen unterliegen der fortlaufenden Überarbeitung.

Aufbewahrungsfristen - Stand: Dezember 2020

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zuletzt geändert am 15. Oktober 2024