Elektronische Laborbücher: eLabFTW

Wenn Sie ein Experiment erstellen oder bearbeiten, können Sie Dateien und Bilder durch Drag-and-Drop in den entsprechenden Bereich ziehen oder über die Schaltfläche "Datei hinzufügen" hochladen. Diese Dateien werden sicher im System gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

Es ist möglich direkt ein Bild vom Desktop in den Haupttext zu ziehen. Bereits in eLabFTW hochgeladene Bilder kann man ebenfalls in den Haupttext hinzufügen. Dazu klickt man auf im Haupttext auf die Stelle wo das Bild eingefügt werden soll. Scrollt runter zum Bild, drückt auf die drei Punkte oben rechts und auf "Bild in Cursorposition einfügen".

Wenn Sie in einem Experiment, einer Notiz oder einem anderen Eintrag eine Verlinkung erstellen möchten, geben Sie einfach das #-Symbol ein, gefolgt von dem Namen, der ID des Experiments oder der Ressource, die zu verlinken ist. Während Sie etwas eintippen, zeigt eLabFTW eine Liste mit Vorschlägen an, aus der ausgewählt werden kann. Sobald Sie den passenden Eintrag auswählen, wird die Verlinkung automatisch eingefügt.

Im Ansichtsmodus eines Eintrag gibt es ganz unten ein Kommentarfeld. Dort können Kommentare zum Eintrag hinterlassen werden.

Ja, eLabFTW erlaubt es benutzerdefinierte Vorlagen zu erstellen. Diese Vorlagen Zeit sparen, indem sie wiederkehrende Elemente in deinen Experimenten standardisieren. Gehen Sie zu "Vorlagen" im Menü und erstellen eine neue oder bearbeite eine bestehende Vorlage.

Ja. Exportieren Sie das Experiment als .eln-archiv runter, gehen zu den Vorlagen und klicken auf "Aus Datei importieren (.eln)". Wählen Sie die vorher heruntergeladene .eln Datei aus und es wird direkt eine Vorlage erstellt, welches natürlich noch bearbeitet werden kann.

Um deine Daten aus eLabFTW zu exportieren, kann gewünschte Experiment, Protokoll oder Projekt geöffnen und über die Exportoption im Menü in Formaten wie PDF, CSV, JSON, eln-archiv usw. exportiert werden. Dies ermöglicht es Daten lokal zu speichern oder sie in andere Systeme zu übertragen. Unter "Mein Profil>Export" können u.a. alle Experimente auf einmal exportiert werden.

Es ist mögliche, bei Bedarf, jeden Eintrag zu sperren und somit die Bearbeitung zu verhindern. Außerdem bietet eLabFTW eine Audit-Trail-Funktion, die jede Änderung an den Einträgen protokolliert. Man kann diese Protokolle einsehen, um sicherzustellen, dass keine unautorisierte Änderung vorgenommen wurde und die Integrität der Einträge gewährleisten ist.

In eLabFTW gibt aktuell verschiedene Möglichkeiten, wie man mit den Daten von Nutzenden umgeht, die ein Team verlassen sollen. Hier sind vier Exit-Strategien, die man dabei in Betracht ziehen kann:

1. Archivierung der Nutzenden und der Einträge
   Wenn eine Person nur Mitglied in einem Team ist, kann diese archiviert werden. Dabei lässt sich entscheiden, ob die zugehörigen Einträge ebenfalls gesperrt und archiviert werden sollen. Diese Methode sorgt für eine saubere Trennung, ist jedoch nur geeignet, wenn die Person ausschließlich einem Team angehört. Falls die Person in mehreren Teams aktiv ist, würde sie durch die Archivierung auch in den anderen Teams archiviert werden, was in der Regel nicht gewünscht ist.
2. Anpassung der Rechte für Sichtbarkeit und Schreibrechte
   Eine weitere Exit-Strategie besteht darin, die Sichtbarkeit und die Schreibrechte der Einträge explizit für das Team, das verlassen werden soll, festzulegen. Damit die Einträge auch nach dem Austritt der Person weiterhin für das Team sichtbar bleiben, müssen die entsprechenden Rechte für alle Einträge angepasst werden. Dies kann durch eine*n Team-Admin als Sammelaktion über das Admin-Kontrollzentrum erfolgen. Auf diese Weise bleibt der Zugriff auf die Experimente und Einträge für das Team gewährleistet, ohne dass die Person selbst noch Teil des Teams ist.
3. Übertragung der Eigentümerschaft oder Duplizieren der Einträge
   Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Eigentümerschaft der Einträge auf eine andere Person im Team zu übertragen. Alternativ können relevante Einträge dupliziert werden, bevor die Person aus dem Team entfernt wird. Sobald eine Person aus dem Team entfernt wurde, sind deren Einträge für das Team nicht mehr sichtbar, was dazu führt, dass nicht mehr ersichtlich ist, wem die Einträge ursprünglich gehörten. Um dies zu vermeiden, kann der Name der ursprünglichen Ersteller*innen im Titel des Eintrags oder als Tag hinterlegt werden, um die Herkunft der Daten besser sichtbar zu machen.
4. Einschränkung der Sichtbarkeit der Einträge
   Statt die Person aus dem Team zu entfernen, kann sie im Team belassen werden, während die Sichtbarkeit ihrer Einträge eingeschränkt wird. Über die Rechteverwaltung lässt sich festlegen, dass nur die ursprünglichen Eigentümer*in und Admins Zugriff auf bestimmte Einträge haben. So wird verhindert, dass die Person, die das Team verlassen soll, auf für sie nicht relevante Informationen zugreift, während sie weiterhin im Team verbleibt.

eLabFTW bietet eine leistungsstarke Suchfunktion, die über das Suchfeld oben auf der Seite zugänglich ist. Sie können nach Titeln, Stichwörtern, Daten und anderen spezifischen Kriterien suchen. Filteroptionen helfen die Suchergebnisse weiter einzugrenzen.

Ja, in den Experiment oder über das Aufgabenmanagement (Schritte) Erinnerungen erstellen. Diese Erinnerungen können helfen, wichtige Fristen oder Meilensteine nicht zu verpassen, indem sie rechtzeitig per Benachrichtigung informieren.

eLabFTW ist eine webbasierte Anwendung und benötigt daher eine Internetverbindung, um zu funktionieren. Es gibt aktuelle keine Offline-Version der Software.

Ja, eLabFTW bietet eine API, die die Integration mit anderen Tools und Plattformen ermöglicht. Dadurch kann eLabFTW nahtlos in bestehende IT-Infrastruktur eingebunden und der Datenaustausch automatisieren wwerden.

Ja, man kann auf mehreren Geräten gleichzeitig in eLabFTW einloggen sein und arbeiten. Da eLabFTW webbasiert ist, wird die Arbeit in Echtzeit (ganz kleine Verzögerung) synchronisiert, sodass man nahtlos zwischen verschiedenen Geräten wechseln kann.

Wenn Nutzende Ihrem Team beitreten wollen, können sie Ihrem Team eine Anfrage stellen – das geht nur bei der Erstanmeldung in eLabFTW. Sie sehen die Anfrage als Benachrichtigung im System. Die kleine Glocke oben rechts in der Leiste ist das in der Regel blau/türkis hervorgehoben. Sie können aber auch offene Anfrage direkt im Admin-Kontrollzentrum sehen, dahin gelangen Sie über die kleine Figur oben rechts in der Leiste. Direkt auf der ersten Seite des Admin-Kontrollzentrums sehen Sie die Anfragen und können diese auch bestätigen.

Da Nutzende aktuell nur bei der Erstanmeldung ein Team aussuchen können, werden vorhandene Accounts über das Admin-Kontrollzentrum hinzugefügt. Im Reiter „Benutzer“ können Sie nach dem Nutzenden suchen, den Sie in Ihr Team hinzufügen wollen. Wenn Sie den Account gefunden haben, klicken sie ganz rechts auf die drei Punkte und dann auf „zum Team hinzufügen“.

Im Admin-Kontrollzentrum im Reiter „Benutzer“ können Sie sich alle Nutzende in Ihrem Team anzeigen lassen. Wenn Sie den Account gefunden haben, der Admin-Rechte erhalten soll, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts und dann auf „Zum Administrator hochstufen“.